NGO Management - Chargé·e de l’Administration des Formations & du CRM
DESCRIPTIF MISSION
Type d'activité:
Administration
Domaines d'activité:
Enseignement et formation
Services informatiques, électroniques
Coopération au développement, solidarité Nord-Sud
Mandat:
Objectif
Assurer un appui administratif fiable aux activités de formation de NMA et veiller à ce que le système CRM soit précis, bien organisé et pleinement utilisé dans l’ensemble des programmes et des communications.
Descriptif des tâches et cahier des charges:
Responsabilités principales
- Répondre aux demandes nationales et internationales par e-mail, chat et téléphone, en conseillant les organisations sur les formations à venir, les calendriers, les inscriptions et les paiements.
- Contribuer à la planification, l’organisation et la mise en œuvre des sessions de formation, ateliers ou webinaires.
- Traiter, trier et partager les informations reçues ainsi que les demandes des clients avec les collègues concernés, et soutenir les campagnes de sensibilisation et d’information.
- Appuyer la préparation et le traitement dans les délais des paiements de services, en garantissant la bonne documentation et la coordination avec les finances.
- Assurer la logistique et les tâches administratives courantes : inscriptions, confirmations, matériel, listes de présence, certificats, rapports et évaluations des cours.
- Soutenir la configuration, la personnalisation et le déploiement du nouveau CRM de NMA, en veillant à la migration des données, aux tests et à l’intégration des utilisateurs.
- Gérer les enregistrements CRM, les rapports, garantir l’exactitude des données et maintenir un système de tags propre et cohérent.
- Assurer la résolution quotidienne des problèmes, le suivi des bugs, la formation des utilisateurs et la mise à jour de la documentation.
- Recueillir et comprendre les besoins opérationnels de NMA et les traduire en solutions techniques au sein de l’écosystème CRM.
- Maintenir les SOP et fournir un soutien CRM rapide au personnel et aux formateurs.
Résultats attendus:
Indicateurs de réussite
- Réponses aux demandes dans un délai raisonnable (généralement 24–48 heures).
- Mise à jour et communication rapide des informations aux collègues concernés.
- Logistique des cours, matériel et communications préparés en temps voulu ; tableaux de bord mensuels transmis à l’heure.
- Données CRM saisies et maintenues à jour avec rigueur.
- Respect intégral des règles de protection des données.
- Service client clair, professionnel et utile.
Profil recherché
Domaine de formation (PPE):
Admin - Secretariat - Comptabilité
Gestion de projets
Compétences informatiques et linguistiques (PPE):
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Informatique: Bases de données
Anglais: Bonnes connaissances
Français: Excellent
Profil du participant:
Profil
Un·e professionnel·le très bien organisé·e, orienté·e service, garantissant le bon fonctionnement des opérations de formation tout en maintenant un CRM propre et structuré. Allie rigueur administrative, excellentes compétences de communication et sens de la collaboration et du service client.
Niveau de formation:
Domaine de formation (PPE)
Admin - Secretariat - Comptabilité, Gestion de projets