Gestion des données, base de données ou intranet:comment les organisations de l'ESS gèrent et stockent l'information numérique ?
13ème Café des bonnes pratiques, 6 octobre 2009 et 27 octobre 2009
Introduction
Le numérique est désormais incontournable dans toute activité professionnelle et les organisations de l'ESS doivent toutes travailler avec des ordinateurs, des e-mails et Internet. Comment ces données sont-elles stockées ? Quels logiciels sont utilisés ? De la simple liste téléphonique sur Excel à la base de données organisée avec un logiciel spécifique, voire des formes plus intégrées type intranet ou logiciels à modules, les solutions techniques sont multiples tout comme leurs prix.
- Quelles solutions ont été retenues par les membres d'APRÈS-GE ? Quelles difficultés et obstacles subsistent ? Y aurait-il des synergies à réaliser entre les membres d'APRÈS-GE afin de rationaliser certains investissements ou de simplement partager certains outils ? Voici quelques-unes des questions qui ont servi de fil conducteur aux échanges de bonnes pratiques, basés sur les questions suivantes :
- Quels types de données sont principalement stockés dans votre organisation ?
- Quelles solutions techniques ont été retenues ?
- Quels problèmes rencontrez-vous ?
- Quel est votre budget consacré à ces questions ?
État des lieux
Il y a eu une forte présence (20 personnes présentes, représentant 17 organisations) des membres autour de la table avec des problèmes semblables mais aussi des problèmes spécifiques propres à leur organisation. Un rapide tour de table l'a montré clairement: tous les membres ont à faire avec l'informatique, tous sont en train d'adapter leurs configurations anciennes pour mieux répondre à leurs besoins, une grande majorité souhaite migrer de systèmes propriétaires (Windows, MSOffice) vers des systèmes libres (Linux, OpenOffice), tous font face à des problèmes de cohérence et de développement futur.
La discussion a permis de dégager des recommandations basiques pour ceux qui désirent modifier leur système informatique. Ces recommandations se centrent autour d'un principe de base : en informatique, pour aller vite, il faut aller lentement !
En d'autres termes, plutôt que de plaquer à la va-vite une configuration informatique sur l'organisation existante, il convient d'abord de bien réfléchir à cette dernière. Bien sûr, cela prends du temps, mais c'est du temps bien dépensé et source de grandes économies futures. Dès lors, les recommandations s'échelonnent selon les étapes suivantes :
- Analyse des données et de la culture de l'entreprise, définition des processus d'activité et d'organisation du travail
- Définition des besoins au sein de l'entreprise
- Rédiger un cahier des charges pour le système informatique
- Choisir un conseiller informatique
- Mise en œuvre modulaire et par étapes
Bonnes pratiques
Analyse
Un problème bien posé est déjà à moitié résolu ! Selon ce vieux principe (toujours valable), il faut commencer par mettre à plat tout ce qui se fait dans l'entreprise, par qui, comment, quand. Cette 1ère phase dite d'analyse des procédures de travail doit permettre de hiérarchiser les procédures, de mettre en évidence le cœur de l'activité. Ceci sera très important pour concevoir l'architecture du système informatique de façon simple au départ, mais susceptible d'accueillir les développements futurs.
En faisant cela, on validera en même temps les procédures, c-à-d on s'interrogera sur la pertinence des procédures actuelles, sur leurs défauts, sur les changements qu'ils serait utile de leur apporter.
On voit tout de suite que cette phase requiert la participation de tous les membres de l'entreprise. Ce qui signifie beaucoup de transparence, d'ouverture, de confiance envers les collègues et les dirigeants. Bref, cela demande une bonne ambiance de travail. Sur ce point, on peut penser qu'une organisation de l'ESS, de par ses buts et son éthique, présente des conditions a priori favorables à cet exercice.
Définition des besoins
La phase d'analyse décrite ci-dessus va se conclure naturellement par la définition et la fixation des besoins au sein de l'entreprise : que veut-on informatiser et dans quel ordre ? Quels sont les besoins des différentes usagers de l'entreprise ? Comment sont-ils réalisables et traduisibles dans une forme informatique ? Etc.
Rédiger un cahier des charges
Dès que la définition des besoins est faite, on a déjà l'ossature du cahier des charges pour le projet informatique de l'entreprise. Mais il faut ajouter à cette ossature les éléments propres à l'histoire et à la culture de l'entreprise. Les changements de procédures proposés sont-ils intégrables, supportables, maîtrisables par les collaborateurs ? Faut-il prévoir la formation des collaborateurs ou un soutien interne est-il suffisant ? Qui va gérer le nouveau système, en être le gardien, en assurer la maintenance et le développement ?
Note : ces trois premières phases (procédures, besoins, cahier des charges) qui précèdent les choix informatiques proprement dits représentent environ un tiers du temps et de l'argent consacrés au projet informatique. Il convient d'en être conscient dès le départ !
Choix d'un conseiller informatique
Le choix d'un conseiller se fait par définition avec les moyens du bord : capacité financière et affinités personnelles. Cependant, la discussion l'a bien montré, il y a quelques écueils à éviter.
Tout d'abord, ne pas choisir un informaticien « pur sucre », mais s'orienter vers quelqu'un qui ait une vision anthropologique ou sociologique, des choses et des gens, capable de comprendre non seulement l'organisation, mais aussi son histoire, sa culture, son éthique, son langage. Cela est particulièrement vrai pour le monde de l'ESS.
Ensuite, orienter son choix vers quelqu'un de « modeste », qui ne cherche pas à vous imposer monts et merveilles mais qui s'ajuste aux conditions forcément limitées d'une entreprise de l'ESS.
Pour une entreprise membre d'APRES-GE qui se sentirait perdue dans la jungle des conseillers en informatique, il est fortement recommandé de prendre contact avec APRES-GE qui pourra donner quelques pistes de personnes qui ont fait leurs preuves soit à la Chambre elle-même, soit auprès de divers membres.
Note : Bien que ce point apparaisse en 4e place de notre liste, il est évident que le choix du conseiller en informatique doit intervenir dès le début du projet informatique dans l'entreprise, car ce conseiller pourra utilement participer aux trois premières étapes décrites ci-dessus.
Les participants du Café des bonnes pratiques sont d'accords que le prestataire retenu doit soutenir l'organisation à limiter ses besoins et à utiliser les outils déjà existants et les intégrer. Elle est aussi responsable de trouver la méthode de démarche adéquate à une organisation particulière et à aider à faire un choix par rapport au logiciel et au système de sécurité (Wireless ou pas, etc.).
Mise en œuvre modulaire
Il est essentiel de planifier une procédure d'accompagnement en étapes. Cela veut dire que les usagers de la nouvelle technologie mise en œuvre sont inclus tout au long de le processus du développement du système informatique. Le développement procède d'une étape à l'autre et, par validation successive. L'intervalle entre les étapes peut varier selon les besoins de l'organisation, selon le budget à disposition et selon l'urgence pour le développement d'un nouvel système de gestion des données.
L'avantage de cette méthode du point de vue de l'organisation est que les conseillers techniques travaillent vraiment avec l'équipe et les personnes du terrain, qu'ils développent un système sur mesure et pas un système techniquement formidable mais pas adéquat à la structure de l'organisation. Les usagers sont capable de s'adapter peu à peu à la nouvelle technique et de la moduler selon les besoins quotidiens. Les problèmes qui apparaissent d'un intervalle à l'autre peuvent être corrigés toute de suite.
L'avantage du point de vue des conseillers techniques est que leur travail est validé d'un intervalle à l'autre et ils ne travaillent pas pendant plusieurs mois sur quelque chose qui s'avérerait en fin de compte inadéquat et à refaire.
Tout ceci a un coût pour l'entreprise, qu'il ne faut surtout pas sous-estimer. Un projet de réalisation informatique, qui s'apparente en cela à un projet qualité, mobilise fortement les énergies de l'ensemble du personnel, physiquement et mentalement, de même qu'il mobilise … ses ressources financières ! Dès lors, une planification soigneuse des rythmes doit être prévue, pour éviter surcharge et stress. De plus, le personnel doit être préparé à l'exercice, motivé, encouragé et soutenu en permanence. Afin que tout se déroule au mieux, il faudrait dans la mesure du possible désigner un responsable du projet informatique, bien acceptée par tous dans l'entreprise.
Évaluation du café et suite pratique
Plusieurs membres trouvent que le temps consacré à l'échange entre les membres était trop court et que le rôle d'APRÈS-GE et son nouveau système intranet trop dominant. Plusieurs membres se plaignent que le vocabulaire de la discussion n'était pas toujours compréhensible (jargon informatique). Un membre signale que son site Internet contient un glossaire utile, http://www.vocables.com/drupal/content/un-glossaire-du-web-pour-ceux-qui-produisent-linformation) avec les mots clés pour suivre comme non-professionnel une discussion sur l'informatique d'une entreprise. Les personnes présentes aimeraient aussi avoir plus d'information sur des projet qui sont en cours afin de savoir vers qui s'approcher pour des questions plus concrètes.
Pour offrir une première réponse à ces demandes, APRES-GE s'engage à convoquer toutes les personnes présentes à une séance de travail destinée à définir les synergies possibles entre les membres qui font face à des problèmes informatiques et qui aimeraient adapter/changer leur système actuel sont intéressés à partager leurs efforts avec d'autres.
APRES-GE serait heureuse que le système informatique qu'elle a développé puisse être repris par d'autres membres, avec les adaptations requises, en vue de mutualiser les coûts. Tout le monde serait gagnant !
Synthèse de la nouvelle rencontre pour approfondir la thématique
Déroulement de la séance:
- Introduction de Thierry Pellet
- Première partie:
- Présentation d'un prototype d'Intranet «standard » par Alexis Dufresne de Inovae, partenaire de la Chambre de l'économie sociale et solidaire
- Deuxième partie:
- Questions et réponses
- Besoins
- Initiatives
- Site internet de l'organisation Sel du Lac construit par Tim Andersons
Présentation d'Alexis Dufresne
Monsieur Dufresne présente un prototype d'Intranet «standard » (sur Drupal, logiciel libre). Ce produit s’appelle Webtima. Les conditions préférentielles pour les membres d'APRÈS-GE sont les suivantes:
- tester pendant 30 jours gratuitement un site WEB de démonstration
- coût: si on veut conserver le site, le coût pour DRUPAL est de 80.-/mois (4800.-/5ans) pour l'hébergement, l'aide, la garantie, la sécurité à 99.9% et l' utilisation de l'Intranet
- une solution en développement maison coûte de 10'000 à 20'000 CHF environ. Le prix varie selon les fonctionnalités choisies.
- Prestations de Inovae: une page d'accueil d'aide et un forum pour poser des questions, un cours de formation pour préparer les futurs utilisateurs, le développement d'un système adéquat et ajusté en fonction de l'organisation; une assistance par email est encore en discussion,
Sites WEB pour plus d'information:
Questions et réponses
- Est-ce que la sécurité est garantie lorsque l'on met toutes les données dans un endroit virtuel?Deux aspects sont problématiques: d'abord une difficulté à préserver des données personnelles et une possibilité de perdre les fruits de beaucoup de travail (à long terme). Ensuite la confidentialité et la protection des données. Le serveur de DRUPAL garantie une sécurité à 99.9%, mais il n'y a jamais une sécurité totale. Une connexion internet redondante WEB/ADSL garantit déjà beaucoup de sécurité. Les données ne se retrouvent pas dans un seul endroit mais sont sécurisées dans différents endroits. Pour plus de transparence, Inovae est en train de répertorier les différents prestataires qui peuvent héberger les données.
Solution de sécurité: Pour faire face à des problèmes éventuels de connexion ADSL, APRÈS-GE possède une clé USB 3G pour se connecter à Internet. Le coût de cette clé est forfaitaire, c'est à dire que seuls les jours où elle est utilisée sont facturés. - Est-ce qu'il faut un type d'ordinateurs spécial pour pouvoir se lancer avec DRUPAL?
Tout ordinateur avec un navigateur « format » moderne fourni avec des outils pour naviguer sur Internet est suffisant. - Quelles sont les avantages de DRUPAL?
Pour les organisations « multisite », ce système est idéal parce que tout le monde a accès à tous les documents. Du coup, plusieurs personnes peuvent travailler sur un seul fichier. L'Intranet est modulé selon les besoins spécifiques des organisations. Par exemple, APRÈS-GE utilise les modules suivants: contact, gestion de fichiers, groupe, agenda, etc. D'autres modules peuvent également être installés comme la gestion des projets, le partage de carnets en équipe, etc. Un module « comptabilité liée à la gestion des adresses » n'est pas encore inclus dans les prestations, mais si la demande des clients est assez grande, la communauté Webtima pourrait le développer (peut-être grâce à un financement conjoint des demandeurs de la prestation et des développeurs). - Quelles données peuvent être importées et dans quel format?
Tout type de documents peut être importé si les données existent en format fichiers. Greffer des données n'est pas le but; il faudrait donc un développement supplémentaire pour pouvoir le faire.
Besoins
Les participants sont d'accord que les outils d'Intranet doivent fonctionner comme un assistant et non pas constituer une contrainte. La gestion d'un tel système doit être légère et facile à apprendre. Il faut posséder un maximum d'informations avant de développer un tel outil pour éviter de reproduire les erreurs. Pour cette raison, l'échange d'information entre les organisations avec des solutions de gestion des données est souhaité. Les personnes présentes souhaitent tous un système qui se développe peu à peu.
Initiative de Monsieur Anderson
Monsieur Anderson a créé un outil avec un collaborateur, aussi basé sur DRUPAL, pour la gestion d’un Système d’Echanges Local (SEL). Dans ce système, les membres s’échangent des services, savoirs ou biens en utilisant une unité d’échange non-monétaire, le grain de SEL, dans le désir d'évoluer vers plus de citoyenneté.
L’outil permet également de saisir une tâche à faire pour la collectivité (une « contribution »), de lister ces tâches afin de donner la possibilité aux membres de s'engager à les entreprendre, de rappeler au membre son engagement, et de lui attribuer un point de reconnaissance une fois la tâche accomplie. Ceci favorise l’esprit de solidarité.
Chaque membre possède un profil sur lequel il gère ses offres/demandes, son compte des échanges ainsi que ses contributions. Cette « mémoire » des richesses créées (les échanges) et les gestes de solidarité (contributions) sont visibles par tous les membres, ce qui favorise l’émulation.
Dans le but de promouvoir le sentiment d’appartenance, on retrouve sur le site aussi des actualités, des photos d'événements et autres documents proposés par les membres ou par le comité.
L’outil pourrait convenir à de petites associations composées principalement de bénévoles ayant besoin de communiquer (interne et externe), gérer des adhésions, promouvoir les interactions et reconnaître les contributions de chacun.
Un site web avec hébergement inclus est env. 5.-/membre/année. Pour voir une démonstration, connectez-vous ici :
www.seldulac.ch
Numéro du membre: 508
Mot de passe: demo
Attn : ceci est un site réel, veuillez respecter les membres
NB : le module de gestion des échanges et de la comptabilité non-monétaire pourrait être intégré à webtima proposé par inovae.