Kic-Formations - Assistant.e administratif.ive
DESCRIPTIF MISSION
Type d'activité:
Administration
Domaines d'activité:
Enseignement et formation
Fonction du participant PPE+:
L’assistant.e administratif.ive travaille sous la responsabilité du responsable de centre et doit :
- Garantir la fiabilité et la mise à jour des informations administratives.
- Assurer un suivi rigoureux et structuré des participants.
- Contribuer à la fluidité des activités de formation grâce à un soutien organisationnel efficace.
- Maintenir une communication claire et professionnelle avec les différents publics (stagiaires,formateurs, partenaires).
Descriptif des tâches et cahier des charges:
Accueil & communication
- Accueil téléphonique et physique des participants, partenaires et intervenants.
- Orientation vers les bons interlocuteurs.
- Gestion des courriels et du courrier.
Gestion administrative
- Constitution et suivi des dossiers d’inscription.
- Préparation et gestion des documents de formation (listes, attestations, certificats).
- Mise à jour des bases de données et tableaux de suivi (Excel ou autre outil).
- Classement et archivage des dossiers.
Appui à l’organisation
- Préparation logistique des sessions (convocations, salles, matériel).
- Support administratif aux formateurs et à la direction.
- Suivi des présences et établissement de rapports simples.
Profil recherché
Profil du participant:
Formation ou expérience en secrétariat, administration ou gestion.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Aisance dans la communication orale et écrite (français, et idéalement allemand ou anglais un atout).
Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
Esprit d’équipe et goût pour le contact humain.
Polyvalence et adaptabilité dans un environnement dynamique.