LES IDEES

Les Idées - Un/e secrétaire administratif/ve

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Mandat: 

Le/la secrétaire administrative aura un rôle opérationnel important visant à s’assurer de la bonne marche administrative des différentes activités développées au sein de l’association LES IDEES, et collaborera également avec Monnaie Léman.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

- Présentation du planning et de l’agenda au Bureau et au Comité :
    o Gestion du rétro-planning des différents projets
    o Organisation de commissions, de réunions, d’ateliers
    o Suivi de l’état d’avancement des commissions, et groupes de travail thématiques
    o Rédaction d’ordres du jour
    o Rédaction de procès verbaux

- Gestion du fichier d’adresse :
    o Création et gestion d’une base de données (Excel / FileMaker)
    o Suivi des inscriptions, etc.
    o Démarchage et suivi des contacts avec les partenaires associatifs et politiques ainsi qu’avec la presse

- Aide à la gestion d’une comptabilité simple pour la fiduciaire
    o Production de factures
    o Gestion du dossier pertes et profits

- Administration d’événements

- Administration de recherche

- Aide à la mise en place des plans de communication interne :
    o Travail de coordination administrative entre les différents acteurs

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Gestion de projets
Ressources Humaines
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Informatique: Bases de données
Anglais: Bonnes connaissances
Français: Excellent
Profil du participant: 
  • Compétence et formation dans l’administration d’association ou de projets.
  • Intérêt pour le domaine d'activité de l'association (mouvement de la transition, monnaies complémentaires,...)
  • Expérience dans la gestion de budget et la l’administration de projet de recherche de fonds et de sponsoring
  • Bonnes compétences en communication et relations publiques
  • Expérience dans l’animation et la coordination administrative d’équipe
  • Autonomie, esprit d’initiative et force de proposition et sens de l’organisation