InfoSud

V26 – Infosud – Coordinateur-trice administratif-ve 60%

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Communication, org. évènements, RP, journalisme, rédaction, recherche
Vente, gestion, commerce
Fonction du participant PPE+: 

Coordinateur-trice administratif-ve à 60%

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

ENTRETIEN DU SITE INTERNET:
Recherche et mise en ligne des articles InfoSud et de partenaires ainsi que des brèves et communiqués, avec photos ad-hoc.
Coordination pour la gestion du site avec le webmaster et technicien.

SOUTIEN A LA RECHERCHE DE FONDS:
Assistance à la préparation et au suivi des dossiers de recherche de fonds, ainsi qu'aux démarches relatives.

LISTE SUJETS
Envoi liste hebdomadaire des sujets d’InfoSud proposés à la presse (mise en forme et diffusion de la liste par fax + mail)
Tenir à jour les adresses mail des destinataires et mettre à jour «Articles pour commande» sur www.infosud.org

Articles InfoSud parus dans la presse
Etablir une liste mensuelle des articles publiés (copies papier + pdf en double) et les archiver
Présenter les statistiques de parutions et de visites du site

COMPTABILITÉ
(maîtrise Excel indispensable)
Clients: facturer les prestations fournies par InfoSud et contrôler les débiteurs
Fournisseurs: etablir des décomptes de prestation et payer les collaborateurs externes (piges)
Gestion du CCP InfoSud et contrôle des relevés et effectuer des virements Western Union par YellowNet

Assurer la liaison avec le comptable externe
Classer et les pièces comptables par poste recettes/charges et par projet, et envoyer les documents pour bouclement mensuel.

RESSOURCES HUMAINES
Répondre aux offres spontanées en accord avec responsable
Rédiger des contrats et des certificats de travail
Effectuer des démarches pour les assurances sociales

SECRÉTARIAT
Correspondance générale
Tenir des carnets d’adresses etntretenir des listes d’adresse sur Excel et Outlook
Maîtriser les outils informatiques usuels
Élaborer lettres diverses selon demande

Gestion interne
Assurer la mise en forme finale des documents produits par les collaborateurs
Classer et archiver les documents produits/reçus

Poste
S’occuper de toute démarche liée à la poste
Prendre le courrier dans la boîte le matin, le distribuer
Prendre les journaux du jour dans la boîte. Ranger les anciens.

Informatique
Coordonner les achats de matériel
Coordonner les interventions de l’informaticien pour installation ou réparation
Sauvegarder et archiver les données informatiques

Réception
Assurer une réception téléphonique, prendre et transmettre les messages

COMMUNICATION
Coordonner la réalisation du rapport annuel et des documents de communication (recherche de documents, devis du graphiste, devis des imprimeries)

Résultats attendus: 

Le fonctionnement administratif est pris en charge et la coordination entre les différents collaborateurs, assurée.

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Langues: Allemand
Langues: Anglais
Anglais: Bonnes connaissances
Allemand: Bonnes connaissances
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Informatique
Langues
Profil du participant: 

Poste clé pour le fonctionnement de l'agence, une grande polyvalance et disponiblité, le sens de l'organisation et la capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers sont indispensables.
Précision dans le travail et souci du détail.
Un intérêt pour les médias et les thématiques Nord-Sud et droits humains est souhaitable.