DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Fonction du participant PPE+: 

Assistant/e administratif/ve des deux coordinations

Mandat: 

permanence hebdomadaire  organisation du secrétariat et gestion d'une base de données, gestion des affaires courantes, relations avec le comité et les commissions internes.
Pour la Coordination du Pédibus : contact avec les lignes de Pédibus, mise à jour des données, envoi de documentation et d’information. Gestion des données informatiques.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Tant pour le GAPP que pour le Pédibus, les tâches sont très variées :
Répondre aux téléphones et traiter les demandes, recevoir les Associations de parents d'Elèves, mettre à leur disposition l’information et le matériel recherché, établissement compte-rendu réunions, etc.
Gérer et actualiser les fichiers des adresses des APE membres, non membres, observateurs, de la liste des coordonnées des présidents & délégués et de la liste des membres délégués dans les commissions internes et officielles du GAPP;
Organiser système de classement des documents utiles pour le GAPP (archivage physique et électronique);
Gérer et/ou assurer la maintenance du matériel informatique, de la photocopieuse et du petit matériel; effectuer les envois multiples – établir un calendrier des envois; relever le courrier postal à la boîte postale et boîte aux lettres ; tenir le journal « courrier reçu »; rédaction de courrier selon demande du comité.
Rassembler et faire circuler les informations pertinentes pour les affaires du GAPP;
Soutenir la production de la newsletter
Soutenir l'organisation d'ateliers thématiques pour les APE; faire parvenir aux membres du comité les demandes et informations importantes;
Assister aux  Assemblées de délégués et prendre le PV; préparer la documentation relative à diverses thématiques sur demande du comité.
Suivi et coordination du projet Pédibus: contacts avec les 41 lignes de Pédibus du canton de Genève : mise à jour des informations (tableau), des itinéraires (cartes OCM), recensement des besoins des parents. Aide à la mise en place de la journée internationale « à pied à l’école », (conseil, envoi matériel, etc).

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Profil du participant: 

 

 

  • Sensible aux thématiques de développement durable, 
  • bonne communication et bon contact, 
  • compétences sociales et administratives
  • Bonne vision du tissu associatif. 
  • Capacité à travailler seul par moment. 
  • Personnalité dynamique motivé(e) et enthousiaste qui aura l’occasion de rencontrer des personnes qui s’impliquent dans la vie associative (APE) ou dans des « actions citoyennes »