InfoSud

V (M7)- InfoSud - Admin, comptabilité, secrétariat

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Fonction du participant PPE+: 

Coordination admin

Mandat: 

Assistant comptable, administratif et support pour le secrétariat

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Articles Liste hebdomadaire des sujets d’InfoSud proposés à la presse Mise en forme et diffusion de la liste (par fax + mail) Tenir à jour les adresses mail des destinataires Mettre à jour « sujets proposés » sur www.infosud.org Articles InfoSud parus dans la presse Etablir une liste mensuelle des articles publiés Photocopier toute les coupures de presse et les envoyer par poste à Alliance Sud Lugano Archiver les coupures de presse Comptabilité (maîtrise Excel indispensable) Clients Facturer les prestations fournies par InfoSud Contrôler les débiteurs Fournisseurs Etablir des décomptes de prestation et payer les collaborateurs externes Contrôler les factures et payer les fournisseurs Payer les frais divers des collaborateurs Bouclements comptables (intermédiaires et annuels) Assurer la liaison avec le comptable externe Préparer les données Présenter des statistiques Gestion du CCP InfoSud Contrôler les relevés de compte Préparer les documents pour la comptabilisation des mouvements Transmettre tous les mois les documents par poste à la comptabilité Gestion de la caisse d’InfoSud Etablir des pièces de caisse Tenir un journal de caisse Approvisionner la caisse par le CCP Transmettre tous les mois le journal de caisse et les justificatifs à la comptabilité Ressources humaines Répondre aux offres spontanées en accord avec responsable Rédiger des contrats et des certificats de travail Régler les rémunérations des collaborateurs externes (piges) Effectuer des démarches pour les assurances sociales Secrétariat Correspondance générale Entretenir des listes d’adresse sur Excel et Outlook Maîtriser le logiciel Sarbacane pour e-mailing et gestion des listes d’adresses (formation assurée) Maîtriser les outils informatiques usuels Tenir des carnets d’adresses Effectuer des virements Western Union par YellowNet Élaborer lettres diverses selon demande Gestion interne Participer aux réunions de planification générale ou sur des projets spécifiques Établir des procès-verbaux (en français ou en anglais) Assurer la mise en forme finale des documents produits par les collaborateurs Classer et archiver les documents produits/reçus Economat Gérer l’économat pour le matériel de bureau Contrôler les stocks de papier et d’encre Faire les achats nécessaires Poste S’occuper de toute démarche liée à la poste Prendre le courrier dans la boîte le matin, le distribuer Prendre les journaux du jour dans la boîte. Ranger les anciens. Informatique Coordonner les achats de matériel Coordonner les interventions de l’informaticien pour installation ou réparation Sauvegarder et archiver les données informatiques Réception Assurer une réception téléphonique (français, anglais, si possible allemand). Plus bienvenu. Prendre et transmettre les messages Accueillir les visiteurs Préparer la salle pour des réunions de travail avec collaborateurs de l’extérieur Communication Coordonner la réalisation du rapport annuel et des documents de communication (recherche de documents, devis du graphiste, devis des imprimeries)