Coordinateur.trice Finance-Administration / Vie associative – Suisse

Coordinateur.trice Finance-Administration / Vie associative – Suisse

Afin de compléter l’équipe de coordination d’Eirene Suisse dans ses activités de promotion des droits humains et de maintien de la paix, et en particulier pour renforcer ses capacités en gestion administrative et financière, nous recherchons une personne expérimentée pour prendre en charge la Coordination financière et administrative ainsi que l’animation de la vie associative.

FINANCE : 30%

Budget :

  • Responsable de la stratégie financière quadri-annuelle.
  • Etablissement du budget annuel en collaboration avec les coordinateurs, et définition de la stratégie de financement
  • Présentation du budget annuel au Comité et en Assemblée Générale
  • Suivi trimestriel du budget : contrats bailleurs, contributions et fonds affectés, dépenses
  • Etablissement du format type des budgets projets en collaboration avec les coordinateurs

Comptabilité :

  • Nomenclature du plan comptable et des centres de coûts
  • Procédures d’imputation des pièces comptables (dépenses et recettes)
  • Procédure de validation des pièces comptables
  • Production des rapports financiers par projet
  • Bouclement annuel :
    • Détermination des coûts de projets
    • Tableau de financement des projets et frais de fonctionnement
    • Tableau de variation de fonds et de capital 
    • Préparation des états financiers, de la révision et contact avec l’organe de révision
  • Présentation des comptes au Comité et en Assemblée Générale

Paiements

  • Procédures de saisie et déclenchement des versements
  • Gestion des différentes plateformes de versements (Postfinance, Banque, Western Union)

ADMINISTRATION : 20%

Gestion des salaires – administration du personnel :

  • Siège
    • Gestion administrative des questions liées au personnel
    • Fiches de salaires
    • Gestion de la part patronale
    • Gestion de la répartition des salaires par tâche
    • Annonces aux assurances sociales
    • Edition et mise à jour des documents de références
    • Fiches de frais et paiement 
  • Volontaires et coordinateurs locaux
    • Gestion administrative des questions liées aux volontaires et coordinateurs locaux
    • Edition et mise à jour des documents de références 
    • Fiches d’indemnités, fiches de frais, paiement des indemnités et des frais, gestion et paiement des pécules de retour
    • Annonces aux diverses assurances

Administration générale :

  • Gestion des questions administratives liées à l’association
  • Déclaration d’impôts
  • Suivi du portefeuille d’assurances
  • Suivi des contrats divers 
  • Suivi du Système de Contrôle Interne (SCI)
  • Suivi de la Certification Zewo
  • Suivi des normes DDC

VIE ASSOCIATIVE : 20%

Communication Institutionnelle et vie de l’association (10%)

  • Communication Interne et institutionnelle – bailleurs, donateurs, membres, comité, sections cantonales, bénévoles, réseau et grand public, 
  • Messages institutionnels sur le positionnement et les spécificités d’Eirene Suisse, 
  • Rapport annuel d’activités, 
  • Animation de la vie associative: Organisation de l’AG, souper annuel et sorties pour les membres et sympathisants
  • Communication interne aux différents groupes: siège et terrain, volontaires, comité, coordinateurs siège et terrain, sections cantonales, …
  • Coordination de la Célébration des 60 ans de l’association en 2023 (mandat également prévu spécifiquement pour ce projet).

Organisation des événements et gestion des bénévoles (10%)

  • Organisation des événements liés aux Sud-Nord, fête de la musique de Genève, marchés de Noël, festivals, soirées de soutien, 
  • Mise à jour de la liste de contacts des bénévoles et sections cantonales
  • Guide pour les sections cantonales
  • Animation du réseau

Votre profil

  • Expérience avérée en gestion financière, administrative et comptable. 
  • Excellentes connaissances des assurances sociales et en administration du personnel
  • Bonne connaissance de la norme Swiss Gaap RCP 21
  • Idéalement, expérience dans la coopération au développement, la vie associative ou l’organisation d’évènements
  • Vision stratégique institutionnelle
  • Bonnes capacités rédactionnelles et orales, ainsi que bonne compréhension de la communication interne d’une association
  • Capacité à travailler alternativement de manière autonome et en équipe
  • Volonté de s’engager dans une petite structure à caractère associatif et de s’identifier à ses valeurs
  • Langue maternelle française. Les connaissances de l’allemand, l’anglais et de l’espagnol sont un atout.

Nationalité : Suisse ou permis de travail valable

Taux horaire : 70%

Lieu de travail : Lausanne (travail à domicile partiellement possible)

Entrée en fonction : 1er juillet 2021

Délai de postulation : 30 avril 2021

Adresse de postulation : emploi@eirenesuisse.ch, avec la mention : « Coordinateur Finance-Administration / Vie associative»

Contact

Téléphone: 
+41 22 321 85 56

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