Festival Tous Ecrans

Festival tous écrans - assistant -e coordination événements

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Communication, org. évènements, RP, journalisme, rédaction, recherche
Domaines d'activité: 
Communication, évènements et célébrations, graphisme, imprimerie, services de bureau et administratifs
Médias, presse, édition
Activités culturelles, artistiques, bibliothèques, musées
Mandat: 

En étroite collaboration avec le coordinateur général, le/la assistant(e) coordination événements participe à la prospection, au suivi et l'accueil des partenaires de la manifestation.

 

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Prospection des partenaires, suivi et finalisation des contrats :

 - définition des cibles, constitution des fichiers de contacts

- réflexion sur les offres à proposer, prise de contact

- mise en oeuvre (formulation des modalités de collaboration, nature des échanges et contreparties, durée, coûts et valorisation...)

- réunion du/des visuels de chacun des partenaires selon les conditions contractuelles définies

 Coordination des événements :

 Evénements partenaires principaux:

- gestion des listes d'invitations

- organisation de l'événement en collaboration avec les départements communication, logistique et coordination bénévoles

- suivi avec les prestataires nécessaires à la production de l'événement (essentiellement catering)

- accueil des partenaires au cours du festival

- envoi des remerciements et organisation des séances de debriefing au terme de la manifestation

 

Evénements partenaires spéciaux:

- mise en place des réceptions et participation à l'accueil au cours de la manifestation

 

Cérémonies festival (ouverture, clôture et prix film & beyond):

- gestion des listes d'invitations (révision des listes, envoi mails et courriers, suivi)

- élaboration des « fils rouges »

- participation à l'accueil des invités et mise en place des réceptions

Résultats attendus: 

Remplir le cahier des cahrges détaillé.

Profil recherché

Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Anglais: Bonnes connaissances
Français: Langue maternelle
Profil du participant: 

- Excellente organisation et aisance à travailler en équipe

- Patience et résistance au stress

- Sens des relations publiques

- Esprit curieux et ouvert