Fondation pour l'expression associative - Maison internationale des associations

Maison des Associations - Collaborateur-trice administratif-ive

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Descriptif des tâches et cahier des charges: 

RÉCEPTION

  • Réception et accueil de la Maison des associations.
  • Vente des cartes de photocopies et suivi de la maintenance des photocopieuses. Conseil d’utilisation aux locataires.
  • Organisation et gestion du parc informatique mis à la disposition des utilisateurs de la Maison des associations.
  • Coordination de location des salles.
  • Veille du respect du règlement interne de la Maison des associations.
  • Sécurité Fermeture des locaux selon le protocole. 
  • Conciergerie/entretien Suivi de la conciergerie et de l’entretien.
  • Contacter les entreprises d’entretien selon l’accord du directeur
  • Surveillance générale de la Maison (Entretien, rangement et propreté)

SECRÉTARIAT

  • Traitement du courrier entrant et sortant à la Maison des associations.
  • Prise en charge de l’économat de la FEA.
  • Traitement de la correspondance générale et classement.
  • Coordinations des bénévoles.
  • Gestion de la caisse et de la facturation
  • Suivis de dossier particulier à la demande du directeur

LOCATION DES SALLES

  • Suivi des démarches administratives liées aux contrats de locations des salles. 
  • Facturations, mise en place technique et d’ameublement. Conseil à la clientèle.
  • Saisie des opérations de caisse.
  • Mise en place de la salle et du matériel avec la conciergerie 
  • Gestion des réservations avec restauration (devis, facturation)

PROMOTION

  • Saisie des évènements journalier et hebdomadaire sur le site de la Maison des Associations.
  • Suivi de la signalisation de la Maison sur les panneaux d’informations
  • Organisation d’évènements particulier en accord et selon la demande de la clientèle.
  • Rangement des panneaux et des tables mis à disposition pour la publicité.
  • Approvisionner régulièrement le stock de documents de promotion

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Commerce Vente
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Français: Excellent
Profil du participant: 
  • Motivé-e à travailler dans le milieu associatif
  • Autonomie 
  • Rigoureux-rigoureuse