Utopiana

Utopiana - Chargé-e d’administration, de comptabilité et d'organisation d'événements

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Domaines d'activité: 
Communication, évènements et célébrations, graphisme, imprimerie, services de bureau et administratifs
Activités citoyennes, culturelles, artistiques, sport
Activités culturelles, artistiques, bibliothèques, musées
Mandat: 

Gérer et améliorer les processus administratifs et comptables de l’association.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Gestion administrative de l’association :

  • Classement et archivage des pièces comptables et dossiers liés à la gestion administrative de l’association
  • Réception et suivi du courrier
  • Contribution à la préparation de dossier de recherches de financement (budget, décomptes etc ...)
  • Contribution ponctuelle à différents types de travaux éditoriaux
  • Elaborer et suivre des budgets avec la comptabilité

Gestion des infrastructures et équipements de la villa Utopiana :

  • Gestion des stocks : gestion des inventaires, ravitaillement (cuisine, parties communes, matériel bureau, chambres, matériel d'expositions etc...)
  • Supervision de l’accueil des résidents et de l'hébergement : coordination des arrivées et départs ; formalisation des protocoles lié aux résidences.
  • Maintien des infrastructures : supervision des agents de ménage et d’entretien

Ressources Humaines :

  • Prise en charge du volet administratif de la gestion des employés : salaires, contrats de travail. etc
  • Soutien lors de l’organsation de réunion (AG, etc.) : Etablissement OJ, prise de note et rédaction de PV, préparation des documents de support

Communication : 

  • Assister au suivi logistique et organisationel des projets en cours et assister l’élaboration des nouveaux projets
  • Coordonner l'organisation logistique et administrative des projets, ainsi que des résidences artistiques
  • Participer au suivi des demandes de financement
  • Gestion de l’aspect administratif et logistique du partenariat avec la ville de Genève, le Canton de Genève, et tout autre partenaire institutionnel
Résultats attendus: 
  • Soutenir les responsables dans les tâches administratives et opérationnelles
  • Mise à jour, harmonisation et amélioration des processus administratifs et comptables de l’association;
  • Découvrir le secteur des institutions culturelles et élargir son réseau.

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Communication-Marketing
Economie - Finances
Management
Ressources Humaines
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Informatique: Bases de données
Informatique: Cresus
Allemand: Notions de base
Anglais: Bonnes connaissances
Anglais: Excellent
Français: Excellent
Français: Langue maternelle
Profil du participant: 
  • Formation dans le domaine de l’administration, du secrétariat et/ou de la comptabilité ;
  • Expérience de la gestion administrative et comptable en milieu associatif ;
  • Personne très organisée, ayant le sens des priorités et du respect des délais ;
  • Personne innovative, capable d’envisager des solutions nouvelles et d’imaginer de nouvelles procédures administratives
  • Sens de l’autonomie et du travail d’équipe
  • Excellent niveau de français,
  • Maîtrise de l’anglais et de l’allemand : un atout.
  • Maîtrise des logiciels informatiques courants (word, excel, internet, messagerie).