NGO Management Association Switzerland

NGO - Coordinateur/trice administratif/ve

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Ressources humaines
Domaines d'activité: 
Enseignement et formation
Mandat: 

Le/la Coordinateur/trice administratif/ve est en charge de tous les aspects administratifs de l'association.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

- Assurer la gestion du bureau de l'association, composé de 5 à 7 employés, stagiaries et volontaires, qui travaillent majoritairement à temps partiel

- Assurer la gestion administrative des demandes de participants nationaux et internationaux à suivre nos cours à Genève ou à l'étranger de manière occasionnelle (répondre à des questions, factures, gestion de base de données)

- Assurer la gestion des lieux de formation, la négociation avec des restaurants pour les repas des participants, les achats de materiel pour les cours

- Controler les reçus et assurer le paiement des formateurs et consultants.

- Autres tâches diverses.

Résultats attendus: 

- Bonne gestion du bureau, avec économies sur les achats

- Bon feedback des participants de cours sur la qualité et le traitement de leur questions (qualité de réponses, rapidité)

-  Salles de formation bien préparées au début d'un cours,  bonne organsation des repas.

- Bonne gestion des factures, en collaboration avec le comptable.

- Flexibilité dans le traitement des tâches

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Communication-Marketing
Tourisme - Hôtellerie
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Informatique: Bases de données
Anglais: Excellent
Français: Excellent
Profil du participant: 

- Professionalisme dans la gestion administrative

- Autonomie

- Flexibilité 

- Très bonne maitrise du français et de l'anglais, orale et écrite, pour assurer le contact avec les participants en Suisse et ailleurs.

- Esprit d'équipe.