DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Gestion de projets
Fonction du participant PPE+: 

Assistant de la coordinatrice du GAPP et de la coordinatrice du projet Pédibus

Mandat: 

Pour le secrétariat du GAPP : participer à : permanence hebdomadaire et visites de terrain, organisation du secrétariat et gestion d'une base de données, gestion des affaires courantes, communication et représentation, relations avec le comité et les commissions internes, développement et suivi de projet. Pour la Coordination du Pédibus : contact avec les lignes de Pédibus, mise à jour des données, envoi de documentation et d’information. Superviser l’organisation des différentes animations des Pédibus pour la journée internationale « à pied à l’école » (21 septembre). Contacts avec les communes et les maisons de quartier. Quelques présentations possibles lors de soirées d’information.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Tant pour le GAPP que pour le Pédibus, les tâches sont très variées : Répondre aux téléphones et traiter les demandes, recevoir les Associations de parents d'Elèves, mettre à leur disposition l’information et le matériel recherché, animer et coordonner les projets en cours (invitation à des rencontres, prise de contact avec des personnes ressources, établissement compte-rendu réunions, etc..). Gérer et actualiser les fichiers des adresses des APE membres, non membres, observateurs, de la liste des coordonnées des présidents & délégués et de la liste des membres délégués dans les commissions internes et officielles du GAPP; Organiser système de classement des documents utiles pour le GAPP (archivage physique et électronique); Gérer et/ou assurer la maintenance du matériel informatique, de la photocopieuse et du petit matériel; effectuer les envois multiples – établir un calendrier des envois; relever le courrier postal à la boîte postale et boîte aux lettres ; tenir le journal « courrier reçu »; rédaction de courrier selon demande du comité. Rassembler et faire circuler les informations pertinentes pour les affaires du GAPP; Coordonner la production du Bulletin du GAPP : comité de rédaction, graphiste, livraison; Gerer les abonnements privés; Rédiger une lettre d’information (A4 - brèves) selon actualités – Infos Gapp – à l’attention des APE et écoles; Soutenir l'organisation d'ateliers thématiques pour les APE; faire parvenir aux membres du comité les demandes et informations importantes; Assister aux Assemblées de délégués et prendre le PV; préparer documentation relative à thématiques diverses sur demande du comité. Suivi et coordination du projet Pédibus: contacts avec les 41 lignes de Pédibus du canton de Genève : mise à jour des informations (tableau), des itinéraires (cartes OCM), recensement des besoins des parents. Aider à la mise en place de la journée internationale « à pied à l’école » du 21 septembre 2007 (conseil, envoi matériel, etc). Contacts avec les communes et les maisons de quartier. Quelques présentations possibles lors de soirées d’information. Possibilité d’aider à la création d’un nouveau site internet. Organisation de séances, réunions. Collaboration avec Santé Suisse, promotion nationale. Collaboration avec le DIP et les directions d'établissements, contacts avec la FAGE.