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UPR Info - Assistant-e administratif-ve

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration
Type d'activité secondaire: 
Logistique
Domaines d'activité: 
Coopération au développement, solidarité Nord-Sud
Mandat: 

Le mandat consiste à soutenir la gestion administrative d'une organisation non-gouvernementale active dans le domaine des droits humains.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 
  • Ressources humaines (20%) :
    1. Traiter et s'assurer que tout le personnel est enregistré et à jour auprès des autorités locales compétentes (OCAS, OCPM, LPP, IJM/LAA, AFC…) pendant la durée de leur contrat
    2. Faire le suivi auprès de l’OCPM pour les demandes de permis de travail
    3. Traiter et s’assurer la mise à jour des mouvements des employés tout au long de leur contrat : dossiers employés, congés annuels, absences, changement de statut…) auprès de l’Organisation et des Autorités administratives concernées
    4. Appuyer le responsable hiérarchique dans diverses activités liées aux Ressources humaines

 

  • Administration (30%) :
    1. Contrôler et commander les fournitures de bureau auprès des partenaires définis en liaison avec le responsable hiérarchique ;
    2. Assurer la liaison avec les prestataires de service : services de nettoyage, télécommunication et/ou tout autre fournisseur de services pour le bureau.
    3. Coordonner avec l’informatique tous les équipements de bureau (réparation, configuration, mise à jour...)
    4. Suivi des avances de frais pour la mise en œuvre des activités (suivi, justification et clôture)
    5. Rédaction de courriers/courriels dans le cadre du suivi administratif et logistique liés aux projets et au fonctionnement de l’organisation

 

  • Logistique (20%) :
    1. Centraliser l’ensemble des documents de déplacement des équipes : vérification des demandes de perdiem, des visas, et titre de voyage
    2. Faire le suivi des demandes d’avance financière et/ou de remboursement des frais de déplacement des employés

 

  • Classement (10%) :
    1. Assurer le classement des données en respect de la confidentialité des données
    2. Mettre à jour l’ensemble des documents administratifs et participer à l’archivage des données
Résultats attendus: 

Le travail d'un assistant administratif devrait contribuer à la fluidité des opérations de l'organisation, à la gestion efficace des ressources humaines et matérielles, ainsi qu'à la mise en place de systèmes de gestion des documents fiables.

1.Efficacité Administrative

Gestion Optimisée des Documents : Tous les documents administratifs sont bien organisés, classés et facilement accessibles, permettant une gestion fluide des informations.

Traitement Rapide des Demandes : Les demandes internes et externes sont traitées rapidement et efficacement, avec des délais respectés.

  1. Gestion des Ressources Humaines (Aspect Administratif)

Exactitude des Dossiers du Personnel : Les dossiers des employés sont à jour et correctement tenus, y compris les contrats, les informations de contact et les documents relatifs aux congés et absences.

Conformité aux Régulations : Les processus administratifs liés aux ressources humaines respectent les réglementations en vigueur et les politiques internes de l'organisation.

  1. Logistique

Coordination des Événements : Les événements et réunions sont organisés de manière efficace, avec une gestion adéquate des ressources et des équipements nécessaires.

Gestion des Fournitures : Les stocks de fournitures de bureau sont bien gérés, avec un réapprovisionnement opportun et une utilisation optimale des ressources.

  1. Clair et Fiable Classement des Documents

Système de Classement Efficace : Les documents sont classés dans un système organisé et logique, facilitant la récupération rapide des informations.

Sécurité des Documents Sensibles : Les documents confidentiels sont protégés et sécurisés selon les protocoles de confidentialité en vigueur.

  1. Communication et Collaboration

Relations Positives avec les Collaborateurs : Une communication claire et professionnelle avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes.

Support Administratif : Fournir un soutien efficace aux différents départements en répondant à leurs besoins administratifs.

  1. Amélioration Continue

Identification des Opportunités d'Amélioration : Suggestion et mise en œuvre d'améliorations pour les processus administratifs afin d'augmenter l'efficacité et réduire les erreurs.

Adaptabilité : Capacité à s'adapter aux nouvelles tâches ou changements dans les responsabilités selon les besoins de l'organisation.

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Informatique: Bases de données
Anglais: Bonnes connaissances
Français: Langue maternelle
Profil du participant: 

Connaissances/Compétences

  • Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire ou compétences transférables
  • Connaissance du système RH et des logiciels de paie.
  • Connaissance de la conformité suisse (i.e. sécurité sociale, permis de travail…)
  • Expérience en matière de gestion administrative

Qualités requises

  • Rigueur et méthodologie de travail
  • Capacité à travailler de manière autonome
  • Garant de la confidentialité des données RH attendues
  • Aisance de contact et travail en soutien et appui des équipes
  • Sens de responsabilité et de l'organisation
  • Qualités rédactionnelles
  • Très bonnes capacités en matière de communication orale et écrite
Niveau de formation: 

Domaine de formation (PPE)

Admin - Secretariat - Comptabilité
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