OSEO Genève

OSEO - Assistant-e administratif-ive à la Bourse à l'Emploi / EcoDom

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Domaines d'activité: 
Placement, emploi, insertion
Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Gestion des appels (2 lignes) : questions/réponses - transferts

 

Gestion du mail principal (2 adresses pour EcoDom et 1 pour la Bourse à l'Emploi) 

- Tri, traitement, transfert ou destruction

- Traitement des candidatures spontanées via email (conformité ou non des critères d'acceptation, confirmation ou refus selon lettre type, inscription dans la base Excel, impression du dossier, destruction) 

 

Période des salaires

- Traitement des rapports d'heures, contrôle de conformité, saisie

- Tenue à jour de listing : impression des décomptes salaires, rapports d'heures nominatifs et éventuels gains intermédaires, mise sous pli et envois urgents

- Information de suivi

 

Secrétariat Bourse à l'Emploi /EcoDom

Logistique interne

- Mise à disposition de fournitures de travail (ex : enveloppes tamponnées, réserve rapports d'heures, papier imprimantes, etc) 

- Mise à disposition de formulaires et documents de travail (ex : évaluations candidats, contrats-cadres, etc) 

- Achats ponctuels de fournitures

Courrier : 

- Mise sous pli mensuelle (envoi de factures) ou ponctuelle de gros envois

- Poste pour envois groupés (factures, mailings, documents annuels) 

Classement 

- Hebdomadaire, mensuel (rapports d'heures, etc) 

Intervention pour l'accueil physique sur demande

 

Diverses tâches de soutien administratif aux conseiller-ere-s en placement

- Recherche (prise de contact, planification entretiens et alimentation de la base de données) de femmes de ménage pour EcoDom

- Contacts avec les employés pour demandes diverses, disponibilité, documents manquants, etc

- Préparation de documents commerciaux pour les visites clients

- Soutien sur mandats et projets 

 

Diverses tâches de soutien administratif à la gestion des Ressources Humaines

- Saisie des heures ou contrôles

- Contacts et suivi des emplois temporaires pour demandes ou informations diverses

- Suivi des documents salaires, soutien pour l'envoi

- Contrôles et mises à jour diverses, listings de contrôle

- Autre, selon périodicité (ex: soutien de fin d'année) 

- Soutien sur des projets (ex: documents qualité) 

 

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Français: Excellent
Profil du participant: 

Savoir-être :

- Esprit d’équipe

- Sociable et de contact aisé

- Sens de l’accueil et du service

- Ouverture d’esprit, patient-e

- Facilité d’intégration

 

Savoir-faire : 

- Rigueur et précision – organisé-e

- Bonnes connaissances de l'orthographe

- Capacités à faire plusieurs choses en même temps

- Polyvalence

- Aptitude à travailler pour plusieurs personnes (GRH + les Conseillers en placement + la responsable)