Centre d'ergothérapie OQuotidien

OQuotidien - Secrétaire

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Type d'activité secondaire: 
Gestion de projets
Domaines d'activité: 
Services sociaux, médicaux, médicaux-sociaux, paramédicaux et médecine parallèle
Mandat: 

OQuotidien est un collectif créé en novembre 2016, composé de 8 ergothérapeutes indépendants. Notre mission est de répondre aux besoins de prise en charge en ergothérapie de la population. En priorité pour les enfants dans leur milieu de vie ou en cabinet. Mais aussi: être un lieu d’échange et de formation pour les ergothérapeutes, les autres professionnels, les familles et les tiers. Offrir un lieu de ressources en solutions numériques pour les enfants, les tiers et les autres professionnels. Réfléchir à des moyens administratifs mutualisés répondants aux besoins des ergothérapeutes, en s'inscrivant dans le tissus social de proximité.

Le/ la secrétaire a comme fonction principale la responsabilité et la gestion administrative du secrétariat du cabinet OQuotidien. Elle/il effectue les tâches nécessaires au fonctionnement du cabinet en collaboration avec l'équipe et propose au groupe ses ressources et connaissances.

Le /la secrétaire est soumise à une obligation légale de confidentialité.

 

Descriptif des tâches et cahier des charges: 
  • Assurer la permanence téléphonique dans l'horaire établi. Prise des appels téléphoniques et transmissions de messages
  • Ouverture du courrier, mail et transmission aux personnes concernées
  • Réalisation d'un modèle d'étiquettes personnalisées pour les cartes de visite de chaque thérapeute
  • Proposition et mise en place d'un système de rangement du matériel par couleur, en lien avec les données entrées dans le logiciel spécifique
  • Gestions de la liste d'attente de patients
  • Gestions des fichiers d'adresses clients
  • Recherche et mise en place d'une solution concertée pour les archives ainsi que pour les agendas communs
  • S'informer et informer l'équipe de l'utilisation des dossiers des patients en ligne/medionline
  • Mettre à jour si nécessaire les documents pour les dossiers des patients : les évaluations, les modèles de lettre, rapports, contrats ...
  • En lien avec les réunions du groupe : PV, réalisation de fiches de procédures
  • Gestion de la comptabilité du centre pour l'achat du petit matériel, tenue de la caisse
  • Préparation des pièces comptables pour la fiduciaire

Profil recherché

Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Français: Excellent
Profil du participant: 

Si possible, expérience dans la gestion d'un secrétariat.

Très bon français oral et écrit.

 

Personne autonome, organisée et structurée.

A l'aise dans les contacts

Avec une approche éthique et déontologique des situations dont elle a la connaissance.

Une certaine faculté d'adaptation,et de solidarité est demandée.

 

connaissance du logiciel medionline: un plus