Centre d'ergothérapie OQuotidien

OQuotidien - Secrétaire

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Domaines d'activité: 
Services sociaux, médicaux, médicaux-sociaux, paramédicaux et médecine parallèle
Mandat: 

OQuotidien est un collectif créé en novembre 2016, composé de 6 ergothérapeutes indépendants. Notre mission est de répondre aux besoins de prise en charge en ergothérapie de la population. En priorité pour les enfants dans leur milieu de vie ou en cabinet. Mais aussi: être un lieu d’échange et de formation pour les ergothérapeutes, les autres professionnels, les familles et les tiers. Offrir un lieu de ressources en solutions numériques pour les enfants, les tiers et les autres professionnels. Réfléchir à des moyens administratifs mutualisés répondants aux besoins des ergothérapeutes, en s'inscrivant dans le tissus social de proximité.

Le/ la secrétaire a comme fonction principale la responsabilité et la gestion administrative du secrétariat du cabinet OQuotidien. Elle/il effectue les tâches nécessaires au fonctionnement du cabinet en collaboration avec l'équipe et propose au groupe ses ressources et connaissances.

Le /la secrétaire est soumise à une obligation légale de confidentialité.

 

Descriptif des tâches et cahier des charges: 
  • Assurer la permanence téléphonique dans l'horaire établi. Prise des appels téléphoniques et transmissions de messages. Mise à jour du répondeur.
  • Ouverture du courrier, mail et transmission aux personnes concernées.
  • Correspondance générale. Convocation pour divers rencontres. Lien avec les fournisseurs.
  • Classement
  • Gestions de la liste d'attente de patients
  • Gestions des fichiers d'adresses clients, médecins, autres professionels, écoles, fournisseurs
  • Gestion des archives
  • Definition des besoins informatiques avec l'équipe, mise à jour du parc informatique, archivage et sauvegarde des données.
  • Gestion des agendas commun et des dossiers informatiques au travers de medionline.
  • Gestions des documents pour les dossiers des patients, les évaluations, les modèles de lettres, rapports, contrats
  • Gestion du stock et du matériel
  • Gestion des répartitions des salles et de leur location
  • Gestion et suivi des factures au travers du site de la caisse des médecins medionline, les assurances maladies, l'assurance invalidité et les clients.
  • Gestion et suivi des démarches administratives pour les salariés en lien avec la caisse des médecins et le courtier en assurances.
  • En lien avec les réunions du groupe:
    • convocation, PV, réalisation de fiche de protocole, procédures et processus.
    • Suivi de projet, voir rédaction et mise en place de projets
  • Organisation administrative des formations et rencontres. Prévision des collations et buffets. Organisation des achats.
  • Gestion de la comptabilité du centre pour l'achat du petit matériel, tenue de la caisse.
  • Préparation des pièces comptables pour la fiduciaire

Profil recherché

Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Français: Excellent
Profil du participant: 

si possible, expérience dans la gestion d'un secrétariat

très bon français oral et écrit

 

personne autonome, organisée et structurée

a l'aise dans les contacts

avec une approche éthique et déontologique des situations dont elle a la connaissance.

une certaine faculté d'adaptation,et de solidarité est demandée

 

connaissance du logiciel medionline: un plus