Le NID

Le Nid - Assistant-e administratif-ve et d’accueil

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Domaines d'activité: 
Alimentaires
Mandat: 

Dans le cadre d'une nouvelle activité, l'assistant(e) administratif(ve) et d'accueil assistera notre équipe dans les tâches administratives qui lui seront confiées dont notamment, l'accueil des visiteurs, la gestion de l'agenda et des déplacements de l'ensemble de l'équipe opérationnelle, la préparation des réunions internes et des diverses présentations au public, la rédaction de courriers et divers rapports d'activités et de comptabilité ainsi que le classement des dossiers.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

 

  • Accueil des membres, clients et divers fournisseurs;
  • Organisation et planification des rendez-vous et déplacements de l'ensemple de l'équipe;
  • Rédaction de divers courriers selon les indications données par les membres de l'équipe;
  • Mise en forme de rapports d'activité, de présentations et divers documents de travail;
  • Classement et archivage des dossiers;
  • Transmission d'informations par le biais de courriers, fax, email et autre outils informatiques pour le compte d’un ou plusieurs membres de l'équipe selon les procédures et l’organisation de l’entreprise;
  • Gestion de l'ouverture et de l'envoi du courrier;
  • Gestion des stocks et des besoins en réapprovisionnement;
  • Etude, gestion et renouvellement des contrats de maintenance et des fournisseurs; 
  • De manière générale: assister et gérer les tâches administratives et de comptabalité de la structure.
Résultats attendus: 
  • Efficience dans l'accueil et la communication avec les membres, la clientèle et les fournisseurs;
  • Efficience dans la gestion des inscriptions et adhésions des membres;
  • Efficience dans la gestion des accords et contrats avec les fournisseurs;
  • Précision et rigueur dans la classification et la gestion des dossiers;
  • Bonne communication interne et externe de l'activité;
  • Bonne gestion des plannings, du suivi des dossiers ainsi que des contrats conclus;
  • De manière générale: efficacité dans la gestion et la communication d'une activité nouvelle.

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Anglais: Notions de base
Français: Excellent
Profil du participant: 

 

  • Connaissances des outils bureautiques (traitement de texte, tableur…);
  • Connaissances de base du programme Wordpress;
  • Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles;
  • Capacité de synthèse;
  • Sens de la communication et de l'accueil;
  • Esprit relationnel;
  • Sens de la rigueur et de l'organisation;