Association Musicodanse /Festival Antigel

Festival Antigel - Un-e secrétaire et assistant-e du gestionnaire de bureau

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Domaines d'activité: 
Activités culturelles, artistiques, bibliothèques, musées
Loisirs, sports
Mandat: 

Depuis 2011, Antigel s’applique à construire une proposition artistique unique et singulière en misant sur l’insolite et le décloisonnement artistique au cœur de l’hiver genevois. Travaillant main dans la main les acteurs locaux, le festival propose une traversée artistique d’une vingtaine de communes en 23 jours et 80 spectacles répartis sur une quarantaine de lieux différents.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Le poste de secrétaire et assistant-e du gestionnaire de bureau se décompose en trois rôles principaux :

 

Secrétariat

  • Gérer les appels entrants,
  • Gérer la boîte e-mail générale,
  • Gérer le courrier physique,
  • Gérer la communication interne,
  • Rédiger des courrier administratifs et les procès-verbaux de réunions,
  • Archivage,
  • Gérer l’agenda du bureau en ligne et physique,
  • Mettre à jour la base de contacts,
  • Apporter ponctuellement son soutien aux différents secteurs du festival.

 

Gestion du bureau

  • Aider à la gestion du stock fournitures et matériel de bureau,
  • Aider à la gestion du parc informatique Antigel (+imprimante),
  • Aider à la gestion des espaces communs,
  • Aider à la gestion des procédures d’utilisation du bureau,
  • Apporter son soutien à l’organisation des événements internes.

 

Responsable de soirée

Répondre à des besoins ponctuels pendant le festival pour : l’accueil des artistes, la distribution des cachets aux artistes, l’accueil du public, l’accueil des bénévoles et autre staff, etc.

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Anglais: Bonnes connaissances
Français: Excellent
Profil du participant: 

Compétences

  • Expérience significative en tant que secrétaire et/ou assistant-e polyvalent-e (idéalement dans l’événementiel et/ou le milieu culturel).
  • Très bonne connaissance des outils informatiques (environnement Mac, suite MS Office, outils Google, logiciels de production, réseau).
  • Expérience dans un milieu dynamique.
  • Très bonnes connaissances du français obligatoire (C1 minimum).

 

Qualités

  • Excellente gestion du stress
  • Autonomie, adaptabilité et flexibilité
  • Esprit d’équipe et très bon relationnel

Domaine de formation (PPE)

Admin - Secretariat - Comptabilité