Fondation Ashoka Suisse

Ashoka Switzerland - Finance and Operations Manager - à but de CDI à 40-50%

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Administration, comptabilité, archivage
Mandat: 

Au sein de l'équipe opérationnelle d'Ashoka Suisse, nous savons que changer le monde dépend de la capacité à bien gérer les détails, et aimerions trouver quelqu'un qui partage ce point de vue. Nous cherchons quelqu'un qui pourrait apporter à l'équipe des outils et ressources pour améliorer la productivité et créer un environnement de travail positif et collaboratif. Notre candidat idéal sait faire face aux imprévus, est super organisé et attentif aux détails.

Le poste propose de travailler au travers de tous les programmes et avec toutes les équipes d'Ashoka pour accompagner et gérer les systèmes et processus permettant le bon et joyeux fonctionnement d'Ashoka Suisse. Le bon candidat possède de fortes qualités organisationnelles, sait gérer son temps et travailler sur plusieurs projets en même temps. Il est motivé et autonome mais possède aussi un bel esprit d'équipe. Nous aimerions particulièrement rencontrer des personnes familières avec la comptabilité et les rapports financiers.

Nous voudrions que le candidat intègre également et avec entrain les activités de notre coeur de métier. C'est une belle opportunité de pouvoir travailler dans le secteur caritatif / de l'entrepreneuriat social et d'y prendre des responsabilités.

------------------------------

Informations générales:

 Se réfère au directeur d'Ashoka Suisse.Temps partiel 2 ou 2,5 jours par semaine selon l'ancienneté du candidat.Rémunération calculée sur la base de l'expérience.Location: bureaux d'Ashoka Suisse à Genève.Début: ASAP, période d'essai de 3 mois ouvrant sur un poste permanent.

 

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Gestion financière

  • Mettre en place, améliorer et gérer les processus financiers en respectant nos politiques et délais établis;
  • Préparer les prévisions budgétaires annuelles d'Ashoka Suisse, et suivre les rentrées d'argent et dépenses réelles;
  • Gérer les entrées relatives aux rentrées d'argent sur Salesforce (prévisions, pipeline et suivi des paiements attendus);
  • Gérer les dépenses et comptes-rendus de manière précise et dans les temps pour les partenariats locaux en respectant nos accords de subvention et restrictions liées aux donations;
  • Assurer la liaison avec notre agence comptable et équipe support, délocalisées en Inde;
  • Coordonner les virements depuis et vers les autres bureaux d'Ashoka dans le monde;
  • Préparer des rapports réguliers pour différents interlocuteurs: directeur Ashoka Suisse, conseil d'administration de la fondation, Ashoka Global, donateurs locaux...
  • Coordonner les relations avec nos comptables et les accompagner dans la préparation de notre audit annuel;
  • Coordonner la migration de notre système financier depuis NetSuite vers SAP Business One avec le support de l'équipe financière globale d'Ashoka.

 

Autres

  • Gérer les relations avec les conseillers légaux et les institutions réglementaires;
  • Gérer les dossiers de la fondation en se soumettant aux réglementations légales des institutions réglementaires suisses de manière précise et dans les temps;
  • Accompagner l'organisation des réunions du conseil d'administration, assurer la production de compte-rendus précis et coordonner les résolutions;
  • Mettre en place, améliorer et gérer les processus RH en respectant nos politiques, et les mettre à jour si nécessaire;
  • Accompagner la préparation et le renouvellement des contrats de travail;
  • Assurer la liaison avec l'équipe RH globale d'Ashoka et l'agence fiduciaire locale;
  • Participer aux réunions d'équipe, activités de team building et autres opportunités annexes.

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Anglais: Excellent
Français: Excellent
Profil du participant: 

Compétences et expérience requises:
Obligatoire:

  • Fortement organisé et attentif aux détails;
  • Expérience dans la gestion financière, de préférence en Suisse;
  • Excellente gestion du temps et multitâche;
  • Autonome;
  • Esprit d'équipe;
  • Capacité à communiquer clairement et efficacement avec de multiples interlocuteurs;
  • Anglais courant;
  • Maitrise d'Excel.


Très conseillé:

  • Expérience dans le secteur caritatif;
  • Compétences en IT.

 

Conseillé:

  • Familier avec SAP Business One (ou autre système financier / comptable);
  • Familier avec Salesforce (ou autre système CRM).

 Qualités personnelles:
Ashoka choisit rigoureusement ses collaborateurs a tout moment de leur carrière. Tous les candidats doivent posséder les qualités suivantes:

  • Entrepreneuriat / Intrapreneuriat: prendre des initiatives innovantes (créer une organisation ou entreprise, lancer un mouvement, réformer une organisation existante...), démontre de l'envie de voir ses idées prendre vie.
  • Compréhension et adoption de la vision "Everyone a ChangeMaker": pour pouvoir réellement adopter cette vison, les candidats doivent se montrer ouverts d'esprit et curieux et réussir à connecter les tendances historiques avec le contexte social actuel.
  • Intelligence sociale et émotionnelle: travailler efficacement et respectueusement en équipe, faire passer les objectifs de l'équipe avant les siens.
  • Fibre éthique: comportement éthique prononcé, forte empathie et digne de confiance.
  • Le candidat doit démontrer de son envie de changer le monde de manière significative.