Alternatiba Léman - Assistant-e coordination d’évènements

DESCRIPTIF MISSION

Type d'activité: 
Gestion de projet
Type d'activité secondaire: 
Marketing et recherche de fonds
Communication, événementiel
Administration
Mandat: 

Le festival Alternatiba Léman a pour but de valoriser toutes les initiatives locales qui contribuent à la réduction du changement climatique, en mettant en œuvre les solutions locales et concrètes. Le festival Alternativa Leman c’est plus de 180 organisations participantes, 5’000 à 8’000 visiteur·euse·s, un cycle de conférences, des stands, des animations, des ateliers pour petits et grand, des concerts en soirée.

Dans le cadre de la 8e édition du Festival Alternatiba Léman, qui aura lieu cette année du lundi 29 août au samedi 3 septembre 2022, nous recherchons une personne pour épauler la coordinatrice dans tous les aspects de la mise sur pied du festival ainsi que de la gestion de l’association. Il s’agit d’un poste stimulant, qui offre une vision à 360° de la coordination d’un évènement d’envergure pour le tissu associatif, les acteurs de l’économie sociale et solidaire et l’ensemble des acteurs de la Transition.

Descriptif des tâches et cahier des charges: 

Appuyer la responsable de la gestion administrative de l’association et de la coordination du festival. 

  • Poursuivre la recherche de fonds: suivi et relance des demandes en cours, prospection et identification de nouveaux sponsors, suivi des financements et du budget
  • Gérer les inscriptions: suivi des demandes de participation et des inscriptions définitives, demandes particulières, contrôle des paiements
  • Participer à l’organisation des conférences: appui de la coordinatrice dans l’élaboration du programme (choix des intervenant.e.s, contacts et suivi, gestion des invité.e.s, réservation de salles, besoins techniques)
  • Assister à la gestion logistique du projet:  suivi des différents prestataires (électricité, scène, restauration, etc.)
  • Suivre la distribution et la promotion du festival: mise à jour du planning, logo partenaires, logistique, flyering, 
  • Coordoner les bénévoles : constitution d'une équipe de bénévoles (prise de contact avec les instutions de bénévolat), établissement du planning avant et pendant le Jour J, création des badges, t-shirts, organisation de la fête des bénévoles
  • Contribuer à la production des rapports: rédiger en étroite collaboration avec la coordinatrice le rapport d’activité et les autres documents (communiqué de presse, etc)
  • Appuyer le travail administratif de l’association (correspondance, PV de séances, réunion Comité)
  • Représenter l’association à l’extérieur et participer à des événements en lien avec le festival - 
  • Renforcer l’adhésion des nouveaux membres et participer à la diffusion de la coopération et du travail collaboratif 

Ce cahier des charges est non-exhaustif et pourra être complété par toute autre tâche qui pourra raisonnablement être confiée à l'assistant(e) coordination événements.

Résultats attendus: 

 Aide à la coordination du festival et à la vie de l’association

Profil recherché

Domaine de formation (PPE): 
Admin - Secretariat - Comptabilité
Communication-Marketing
Développement durable
Gestion de projets
Compétences informatiques et linguistiques (PPE): 
Informatique: Logiciels courants (word, excel, internet, messagerie)
Profil du participant: 
  • Personne dynamique à l’esprit d’initiative, sachant travailler de manière autonome et en équièe, créative et orientée solutions
  • Personne favorisant le consensus, le dialogue et la bienveillance, posture de coopération
  • Bonne capacités relationnelles, aisance dans les contacts et les échanges, personnalité fédératrice, à même de s’adapter à différents environnements et interlocuteur.trice.s
  • Forte capacité d’organisation et de synthèse
  • Intérêt pour les questions liées au réchauffement climatique, au développement durable et à la transition (écologie, sociale, démocratique)
  • Bonne connaissance et intérêt pour les activités relevant de l’économie sociale et solidaire
  • Aisance rédactionnelle, maîtrise parfaite du français

Domaine de formation (PPE)

Admin - Secretariat - Comptabilité, Communication-Marketing, Développement durable, Gestion de projets